Складський облік від А до Я

Основи роботи з резервами, надходженням та списанням товарів, зміною статусів замовлень та складською аналітикою в МійДроп

Облік товарних позицій і прості, але точні алгоритми його ведення – одна з найважливіших складових у бізнесі постачальника з дропшиппінгу чи власника інтернет-магазину. У сервісі МійДроп цей блок завдань виведений в окремий розділ та підрозділ з налаштуваннями. У цій статті детально пояснимо автоматизовані процеси та інші тонкощі, пов'язані зі складом.

Розвивайте свій бізнес разом із МійДроп! Приймайте замовлення, рахуйте прибуток, контролюйте роботу менеджерів та багато іншого – https://mydp.co.ua/dH6VB

Статуси товарів на складі

У CRM-системі МійДроп у розділі "Склад" в картці кожного товару для позначення наявності використовується таблиця з трьома колонками: "Склад", "Резерв" та "Реально".

Колонка "Склад" – це загальна кількість одиниць товару, яка є на складі.

Колонка "Резерв" – це кількість товарів, які планується вилучити з колонки "Склад", тому що вони вже значаться в замовленнях, які ще не відправлені, але вже заведені в систему та очікують подальшої обробки (перевірки зарахування передоплати, упаковки, роздруківки та наклейки маркування тощо).

Колонка "Реально" – це кількість товару, яка готова до створення подальших замовлень. Значення в ній автоматично прораховується за формулою "Склад" мінус "Резерв", і саме його бачать дропшипери при подачі нових замовлень.

Таке сортування товарів створено, щоб запобігти подачі замовлень на вже продані одиниці товарів. Таблиця наочно демонструє, скільки товарів фізично лежить на складі, скільки вже зарезервовано.

У CRM-системі МійДроп наявність в основному списується та нараховується автоматично з прив'язкою до статусів замовлень при зміні статусів ТТН. Перед початком роботи важливо ознайомитись з ланцюжками статусів та подіями, які трапляються при їх зміні.

Як вимкнути резерви?

В оновленні за Січень - Квітень 2022 року було додано можливість відключити функціонал резервів. Це спрощений режим роботи з наявністю без проміжних значень резервів – актуальніший формат для деяких користувачів МійДроп.

У цьому форматі (без товарних резервів) наявність товару списується відразу після створення замовлення та зараховується знову лише у разі видалення замовлення або отримання зворотної посилки. Щоб перейти на такий спрощений режим роботи CRM-системи, відкрийте розділ "Налаштування" → підрозділ "Склад" → позначте галочкою пункт "Вимкнути функціонал резервів товарів".

Увага! Якщо при переході на спрощений режим у резерві значилися певні товари, то вони автоматично будуть списані з фактичної наявності, яка таким чином, незважаючи на зміни, відображатиме актуальні числові значення без потреби все перерахувати.

Ручна та автоматична зміна статусів замовлень

Всі замовлення в системі МійДроп поділяються на успішні (ті, що завершилися продажем) та неуспішні (ті, що завершилися відмовою та поверненням). Виходячи з цього, сервіс автоматично проводить замовлення по одному із двох основних шляхів статусів.

Шлях 1. Успішне замовлення

Статус "Новий" (розмір товару додається до резерву) → статус "Доставка" (одиниця товару списується і з резерву, і зі складу) → статус "Продаж".

Шлях 2. Неуспішне замовлення

Статус "Новий" (розмір товару додається до резерву) → статус "Доставка" (одиниця товару списується і з резерву, і зі складу) → статус "Повернення" → статус "Повернення в дорозі" → статус "Повернення прибуло" → статус "Повернення отримано" (одиниця товару зараховується назад на склад).

Також одиниця товару списується з резерву та складу при зміні вами статусу на "Запаковано" вручну під час редагування замовлення.

Якщо в обліковому записі користувача здійснюється багато дій із замовленням вручну (змінюються статуси, дані в посилці та інше), то є ймовірність, що автоматизований складський облік порушиться.

Якщо виникають сумніви, що значення колонок "Резерв" та "Реально" відрізняються від фактичної наявності, у будь-який момент можна перейти в картку товару в розділі "Склад" та натиснути кнопку "Повторно порахувати резерви товару". Після цього автоматично значення резервів будуть перераховані на основі фактичних замовлень зі статусами, в яких посилки очікують на обробку та відправку.

Оформлення обміну

Існує дві найпоширеніші ситуації з обмінами:

1. 1. Коли клієнт відмовився від товару у відділенні пошти, вам не потрібно робити додаткових дій. Зворотню ТТН буде автоматично додано на замовлення і статус зміниться на "Повернення". Надсилання нового товару оформіть як окреме замовлення в CRM. Якщо потрібно, скористайтеся полем "Примітка" для позначення, що це обмін.

2. 2. Якщо клієнт попросив зробити повернення після того, як забрав товар додому. Відповідно тепер йому доведеться йти на пошту і робити відправку на вашу адресу. При редагуванні змініть статус замовлення на Повернення, запросіть у клієнта номер ТТН зворотної посилки і вставте його в поле вручну. Надсилання нового товару оформіть як окреме замовлення в CRM.

Комплекти

Працюючи з комплектами в рамках складського обліку іноді виникають труднощі. Якщо деякі товари при спільному продажу коштують дешевше, ніж окремо, то вести облік все одно потрібно по кожному товару окремо, щоб зберігати можливість реалізації товару окремо.

Для цього при додаванні нового товару відзначте галочкою пункт "Комплект з кількох товарів" під написом "Додати товар" та вкажіть товари, з яких складатиметься комплект.

Наприклад, ціна короткої спідниці – 500 грн., а чорної сукні з розрізом – 600 грн., але за сумісного продажу пропонується ціна 1000 грн. замість 1100 грн. CRM має комплекс опцій, що дозволяє сформувати такий комплект, при цьому можна окремо виставити ціну продажу та дроп. ціну.

Якщо фотографія комплекту не буде завантажена, система згенерує її автоматично на основі фотографій товарів комплекту. Так виглядатиме картка товару після збереження:

Якщо замовлення на комплект подаватиме дропшиппер, то йому потрібно буде вибрати варіації (розміри) всіх товарів у комплекті. За наявності цих товарів на "Складі" CRM-система додасть їх до "Резерву", а потім після статусу "Продаж" автоматично спише з наявності кожної товарної позиції окремо.

Надходження та списання

У розділі "Склад" є підрозділ "Надходження/списання", при переході до якого відкриється проста форма щодо внесення змін до товарної наявності.

Щоб відкрити історію дій щодо внесення змін до товарної наявності, натисніть кнопку "Переглянути історію" у верхньому правому кутку над формою "Додати надходження або списання товарної наявності".

Додавши менеджерів у систему, їм можна заборонити пряме редагування наявності, залишивши лише доступ до підрозділу "Надходження/списання". Тоді всі їхні дії суворо відстежуватимуться, щоб співробітники не мали можливості привласнити собі товар зі складу. Як це настроїти, детально описано у пункті №10 цієї статті.

Прихована наявність

Постачальники, які працюють з дропшипперами, при необхідності можуть використовувати функцію, яка дозволяє приховати числове значення наявності та відображати просто напис "Є" або "Немає" товару в наявності.

Щоб скористатися цією опцією, перейдіть до розділу "Параметри" → підрозділ "Склад" та позначте галочкою пункт "Прихована наявність". Якщо потрібно, можна змінити текст, який буде відображатися замість числового значення.

Складська аналітика

У розділі "Склад" є наочний підрозділ "Аналітика". Тут автоматично збирається та відображається інформація про суми, які вкладені у купівлю або виробництво як певного товару, так і всього складу, а також прогнозований прибуток після їх реалізації як усіх товарів сумарно, так і кожної позиції окремо.

Розвивайте свій бізнес разом із МійДроп! Ведіть облік замовлень, створюйте ТТН, організуйте роботу з дропшипперами та багато іншого – https://mydp.co.ua/dH6VB